marek piasek blog

Jak planować swój czas, aby realizować postawione cele? 6 praktycznych wskazówek dotyczących planowania dnia.

utworzone przez | organizacja/produktywność

Jak często zdarza Ci się zaczynać dzień z konkretnymi planami, które zamierzasz zrealizować, a wieczorem masz poczucie, że większości nie udało Ci się zrealizować i łapie Cię frustracja?

Dzisiaj podzielę się z Tobą sześcioma dobrymi praktykami, które wykorzystuję do skutecznego planowania dnia, by był on w pełni zrealizowany. Jestem przekonana, że jeśli wdrożysz je u siebie, to ułatwią one zrealizowanie Twoich planów i przyspieszą osiągnięcie założonego celu, pozostając produktywnym, co daje też dużo satysfakcji.

1. Planuj w kalendarzu

Każdy mój dzień rozpoczynam od sprawdzenia kalendarza. To dla mnie absolutna podstawa do zarządzania sobą w czasie. Mam już zaplanowany wcześniej tydzień i wiem, co będę robić i na czym się skupiać w trakcie kolejnych dni. Dlatego rano nie tracę czasu na zastanawianie się, nad czym będę dzisiaj pracować, tylko od razu przystępuję do realizacji planu.

Jestem przekonana, że gdy nie masz ułożonego planu, to tracisz dużo czasu, który możesz wykorzystać znacznie efektywniej. Tym bardziej, jeśli masz nawyk podchodzenia w ten sposób do pracy. Nie jesteś w stanie wówczas zbyt wiele zrealizować, a to, co uda Ci się zrobić, nie wpływa wymiernie na całość większego projektu, który chcesz zakończyć.

Pamiętaj, że to, co jest założone w planie dnia, powinno przede wszystkim zbliżać Cię do Twojego długoterminowego celu, który krok po kroku realizujesz. Zacznij więc od sprawdzenia kalendarza, określenia, co jest Twoim priorytetem danego dnia i ile czasu masz zaplanowane na jego wykonanie. Dzięki temu dobrze wiesz, jak wygląda Twój konkretny dzień.

Jeśli z poprzedniego dnia zostały Ci jakieś rzeczy ważne i/lub pilne (to powinny być wyjątki), które powinny być wykonane, to dzięki temu, że masz zaplanowany najbliższy okres, wiesz, które z zadań z mniejszym priorytetem możesz przesunąć na późniejszy termin i w ten sposób uwolnić swój czas. Rzeczy pilne, nieuwzględnione wcześniej lubią zmieniać plany, dlatego tak ważna jest dobra organizacja czasu i przemyślenie w przód tego, co trzeba zrobić. Pojawienie się czegoś pilnego jest ok, o ile nie zdarzają się często. Jeśli codziennie tak funkcjonujesz, to znaczy, że zdecydowanie trzeba poprawić obszar planowania.

Gdy przytrafią się pilne rzeczy, a masz gotowy plan, to możesz po prostu wprowadzić do niego dodatkowe zmiany. Wiesz, co robić, masz spokojną głowę i zamiast zastanawiać się, gdzie te dodatkowe zadania wcisnąć, możesz bez stresu rozpocząć pracę.

2. Planuj pracę w blokach

Drugą zasadą, którą się kieruję na co dzień, jest planowanie pracy w blokach. Ludzie często planują zadania w różnych programach czy aplikacjach, jak np. Asana czy Trello, jednak nie uwzględniają jednocześnie, ile faktycznie dane zadanie zajmie im czasu.

Dla mnie planowanie jest jednocześnie estymowaniem czasu, który potrzebuję przeznaczyć na wykonanie danego zadania. Organizacja kalendarza w blokach czasowych polega na tym, że wiem dokładnie, kiedy realizuję konkretną rzecz i ile mam czasu na jej wykonanie.

Planowanie w cyklach tygodniowych jest moim zdaniem najlepszą metodą. Ciężko zaplanować od razu dłuższy okres, taki jak miesiąc czy rok, bo potem trzeba stracić czas na zmienianie tego. Podczas planowania miesiąca warto określić kluczowe kroki, kamienie milowe ważnych dłuższych projektów, które powinny się wydarzyć, tak aby mieć je zaplanowane na dane tygodnie jako zadania z wysokim priorytetem.

Z poziomu tygodnia planujesz już bardziej szczegółowo, wpisując w pierwszej kolejności w swoim planie dnia te elementy, które przybliżą Cię do realizacji długoterminowego celu, czyli rzeczy ważne. Zwróć uwagę, by każdego dnia mieć jeden duży temat, którym się zajmiesz, resztę czasu wypełnij drobniejszymi sprawami. Dzięki temu Twoja głowa będzie mocno skupiona na tej jednej, wybranej kwestii. Pozwoli Ci to na planowanie w taki sposób, że poczujesz, że faktycznie realizujesz to, co zostało założone, a nie, że znowu nie udało się zmieścić w czasie ze wszystkimi sprawami.

3. Planuj zarówno pracę, jak i życie prywatne

Jestem zwolenniczką planowania nie tylko pracy, spotkań biznesowych czy projektowych, ale również wszystkich elementów związanych z życiem rodzinnym i prywatnym, nawet takich, jak wizyta u dentysty, zajęcia własne czy Twoich dzieci, gdy potrzebujesz je gdzieś zawieźć.

Zaplanuj sobie nie tylko czas na wykonanie danego zadania, ale również ewentualny czas dojazdu. Wtedy realistycznie pochodzisz do liczby godzin, którą masz do wykorzystania. Gdy masz plany prywatne w kalendarzu, to widzisz, jak wygląda cały Twój dzień i będzie Ci łatwiej podejmować decyzje, czy jeszcze możesz dołożyć coś dodatkowego, czy nie ma już na to przestrzeni.

4. Uwzględnij drobne rzeczy

Podczas organizacji dnia warto również zaplanować przestrzeń na drobne rzeczy, które mogą pojawić się w jego trakcie, a które wiesz, że powinny zostać załatwione, takie jak np. wysłanie pilnego przelewu. Dlatego pozostaw blok czasowy przeznaczony na tego typu sprawy, które trwają kilka minut i wykonuj je jedna za drugą.

Jeśli chcesz działać efektywnie, nie zajmuj się drobnymi sprawami, gdy pracujesz nad większym tematem, takim jak np. przygotowanie nowego lejka marketingowego czy nowej oferty. Ciągłe rozpraszanie się spowoduje, że dużo więcej czasu zajmie Ci jego dokończenie. Zaplanuj blok czasowy na wykonanie tych wszystkich mniejszych spraw, które jednorazowo odhaczysz i dzięki temu wpadniesz w inny rytm i flow.

5. Wyłącz powiadomienia

Notyfikacje w telefonie czy komputerze to coś, co mocno rozprasza, a tym samym powoduje, że pomimo że wiesz, jak planować czas na wykonanie danego zadania czy pracy, to masz problem, żeby się w nim zmieścić. Dlatego poświęć 10-15 minut i wyłącz wszystkie powiadomienia ze wszystkich systemów.

Wejdź w każdą z aplikacji i zablokuj notyfikacje, które wyskakują Ci na ekranie i skutecznie rozpraszają Twoje skupienie na pracy, którą w danym momencie wykonujesz. Wyłącz powiadomienia o nowych e-mailach, wiadomościach tekstowych oraz wyskakujące chmurki z komunikatorów. Możesz do nich zajrzeć w czasie, który zostanie Ci po wykonaniu konkretnej pracy, albo który masz zarezerwowany właśnie na takie czynności oraz na komunikację.

6. Wyłącz dźwięk w telefonie

Zdaję sobie sprawę, że ciężko jest całkowicie wyłączyć telefon. Dlatego wyłącz chociaż dźwięk i wibracje. Mój telefon leży zazwyczaj odwrócony ekranem do dołu i nawet jeśli ktoś próbuje się do mnie dodzwonić, to nie widzę tego, dzięki czemu nie rozprasza to mojej uwagi.

Jak często dzwonią do Ciebie osoby z faktycznie pilnymi i ważnymi rzeczami? Zakładam, że rzadko zdarza się sprawa, która nie mogłaby chwilę poczekać. Oprócz ważnych telefonów często dzwonią do Ciebie również inni ludzie, którzy np. próbują Ci coś sprzedać. Dlatego, gdy jestem skupiona na pracy, wyłączam dźwięk. Gdy ją skończę, to sprawdzam, czy mam jakieś nieodebrane połączenia i oddzwaniam, jeśli jest to istotne. Podczas wykonywania czynności, które nie wymagają dużego skupienia, np. podczas gotowania czy jazdy samochodem, oddzwaniam na większość numerów, które próbowały się ze mną skontaktować.

W artykule przedstawiłam sześć wskazówek, które pomogą Ci w skutecznym planowaniu dnia, tak aby odzyskać czas i realizować postawione sobie cele. Po zastosowaniu ich u siebie zaczniesz pracować systematycznie, w blokach czasowych, a Twój czas odzyskasz na to, co faktycznie jest ważne. Zastanów się, którą z dobrych praktyk zaczniesz wdrażać już od dzisiaj.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat planowania, organizacji czasu i produktywności oraz tego, w jaki sposób stosować je w praktyce, to zapraszam Cię do odwiedzenia mojego profilu na Instagramie –@ ogarniam.umysl.i.biznes. Publikuję na nim wiele przydatnych informacji dotyczących tych tematów i dzielę się swoją wiedzą i doświadczeniem. Zaobserwuj profil już dziś, żeby zawsze być na bieżąco!

Basia Piasek Instagram https://www.instagram.com/ogarniam.umysl.i.biznes/
jak planować swój czas

Budujesz biznes? Wiesz, że sama wiedza biznesowa nie wystarczy, aby odnieść biznes? Jeśli interesuje Cię ten temat, sprawdź ten artykuł.

basia piasek

Cześć!
Nazywam się Basia Piasek i uwielbiam skuteczną komunikację z drugim człowiekiem. To pozwoliło mi zbudować model sprzedaży, dający wysokie zyski w firmach, które zbudowałam. Wierzę w sprzedaż relacyjną, równocześnie wykorzystując taktyki skracania czasu sprzedaży. Moje firmy tworzą narzędzia i usługi, które wspierają przedsiębiorców, sprzedawców i marketerów. Evenea, Wolves Ventures, Lepsza Kamienica, WebToLearn, Webmetro, Wilki.

dowiedz się więcej

Wykorzystaj gotowe schematy pozyskiwania klientów, dzięki którym pozyskałam ponad 30 000 klientów od dużych kororacji po klientów indywidualnych

Ostatnie wpisy

Share This