Praca w blokach czasowych – sekret Elona Muska i najskuteczniejszych przedsiębiorców!

Jak często to, co planujesz danego dnia, zabiera Ci dużo więcej czasu, niż było założone na początku? Wiele osób zadaje mi pytanie, jak radzę sobie z tak wieloma firmami i obowiązkami. Przecież nie mam dłuższej doby. To się zgadza 🙂 

W artykule podzielę się z Tobą pięcioma dobrymi praktykami najskuteczniejszego sposobu pracy, który stosuję od lat. Pokażę, dlaczego lista zadań to nie jest dobre rozwiązanie i w jaki sposób planować dzień pracy, aby go w pełni realizować.  

Taktyka stosowana przez Elona Muska i innych skutecznych przedsiębiorców

Często, pracując z różnymi zespołami, obserwuję, że zadania do wykonania wpisywane są w różnych aplikacjach do zarządzania zadaniami, rozpisywane na poszczególne dni, ale i tak na końcu okazuje się, że wiele osób z zespołu nie dokończyło swoich zadań z listy na dany dzień. Dlaczego tak się dzieje?

Głównym powodem jest brak estymacji czasu, czyli tego, ile zajmie dane zadanie. Dlatego dobrą praktyką, którą stosuję zarówno w swoich firmach, jak i życiu prywatnym, jest planowanie kalendarza w formie bloków czasowych, z uwzględnieniem od razu czasu, który zajmie wykonanie danego zadania.

Okazuje się, że Elon Musk i inni bardzo obłożeni, a zarazem osiągający duże sukcesy przedsiębiorcy, postępują w ten sam sposób i wykorzystują tę samą metodę planowania. Każdy dzień mają rozpisany w formie bloków czasowych w kalendarzu.

Gdy spojrzysz w mój kalendarz, to widzisz, że tematy kluczowe, które popychają projekty do przodu, nie są planowane po prostu jako zadanie w ciągu dnia, ale są zaplanowane jako moduły, które mają określoną ilość czasu w terminarzu – godzinę startu i końca, dokładnie tak samo, jak planujesz spotkania. Ta ilość czasu ujęta jest w ramy, kiedy wykonujesz dane zadanie – od godziny x do godziny y.

Dlaczego praca w blokach czasowych jest taka ważna?

1. Nie tracisz czasu na wybieranie zadań każdego dnia.

Rozpisując zadania w formie bloków czasowych, nie tracisz czasu na decydowanie, czym będziesz się danego dnia zajmować i w jakiej kolejności. Kiedy planuję cały tydzień i mam dokładnie zaplanowane bloki, zarówno na jednorazowe zadania, jak i na te powtarzalne, to z góry wiem, że danego dnia, o określonej godzinie skupiam się tylko na tej jednej konkretnej kwestii.

Każdego dnia, gdy rozpoczynam swoją pracę, kalendarz jest jedną z głównych zakładek, którą mam otwartą w przeglądarce internetowej. Od razu widzę, od czego zaczynam i nie marnuję czasu na planowanie każdego dnia i zastanawianie, jak się zorganizować.

Jeśli masz kilkadziesiąt czy kilkaset zadań w swoim systemie, zaczynasz wybierać i myśleć, od którego zacząć, to ucieka Ci codziennie ogromna ilość czasu. Tracisz go również, przepinając się z zadania na zadanie, gdy sprawdzasz, nad czym potrzebujesz się skupić w pierwszej kolejności.

2. Ograniczenie czasowe stymuluje głowę do lepszego skupienia.

Kiedy Twoja głowa wie, że ma ograniczony czas na wykonanie danego zadania, potrafi lepiej skupić się na nim w tym wyznaczonym przedziale czasowym. Jeśli nie zastosujesz ograniczeń czasowych, może się zdarzyć, że coś, co powinno zostać zrealizowane w czasie 2 godzin, zajmuje 5. Natomiast, jeśli wiesz, że masz na zakończenie tematu 2 lub 3 godziny, to skupiasz się maksymalnie na jego wykonaniu.

To nie jest moment, kiedy szukasz innych zadań, odpowiadasz na maile, na wiadomości na komunikatorze i zajmujesz się wieloma innymi rzeczami naraz. Przeznaczasz ten czas wyłącznie na konkretne zadanie. Twój mózg, kiedy stawiasz mu ograniczenia, nakładasz ramy, zaczyna inaczej funkcjonować. Dzięki lepszemu skupieniu zwiększasz swoją produktywność i efektywność osobistą.

Zawsze, kiedy planuję swój tydzień, układam zadania w bloki czasowe, estymuję, ile czasu powinno mi zająć wykonanie każdego z nich i wpisuję to od razu w swój kalendarz. Wiem, że gdy zacznę realizować dane zadanie w określonym terminie, to niczym innym się wtedy nie zajmuję. Skupiam się wyłącznie na tym konkretnym temacie i proaktywnie myślę, że potrzebuję zmieścić się w założonym wcześniej przedziale czasowym.

Często łapię się też na tym, że w trakcie jego realizacji sprawdzam, czy posuwam się do przodu i jak daleko jestem z tym zadaniem, w stosunku do czasu, który mi jeszcze pozostał, a który miałam przeznaczony na jego wykonanie. Spróbuj zastosować tę taktykę, a zobaczysz, że Twoja głowa przestawi się na inny tryb funkcjonowania.

3. Przestajesz multitaskować.

Dzięki stosowaniu bloków czasowych przestajesz rozdrabniać się na miliony małych zadanek, które wpadają z minuty na minutę i zabierają Twój czas. Zamiast tego odzyskujesz nad nimi kontrolę.

Wiesz, że pracujesz nad konkretnym zadaniem i dopiero kiedy je wykonasz, możesz przejść do realizacji innych. Absolutnie nie przeskakujesz między komunikatorem, pocztą, zadaniem i jeszcze inną rzeczą, która np. wpadała Ci asap, czyli która powinna być wykonana tu i teraz. Odkładasz multitaskowanie na bok.

4. Planuj bloki, myśląc o typie zadań 

Kiedy siadasz pierwszy raz do planowania bloków czasowych warto, abyś zrobił to w sposób i w kolejności, którą przygotowałam dla Ciebie poniżej:

1. Wypisz wszystkie zadania, które potrzebujesz wykonać.

2. Określ ich kategorie np. spotkania, praca kreatywna, tworzenie contentu.

3. Przypisz cykliczność do tych zadań np. raz w tygodniu, raz w miesiącu, jednorazowo.

4. Przypisz ilość czasu, jaką potrzebujesz do wykonania danego zadania.

5. Wpisz określone już „bloki” w kalendarz.

6. Planuj w kalendarzu także sprawy prywatne.

7. Jeśli jest taka możliwość – na dany dzień planuj zadania z tej samej kategorii.

8. „Mikro-zadania” (zajmujące do 5 minut) wpisuj w jeden blok czasowy.

5. Planujesz dokładnie tyle, ile jesteś w stanie zrobić w ciągu dnia.

Jak często zdarza się, że obiecujesz coś, czego potem nie dowozisz. Ja osobiście bardzo nie lubię pracować z osobami, które notorycznie się spóźniają i nie oddają pracy na czas. Wyjątki rozumiem, jednak jeśli jest to coś, co dzieje się cały czas, to bardzo źle świadczy o tej osobie i Ty pewnie też nie raz przestałeś takiej osobie ufać. 

Dzięki dobrze rozplanowanemu kalendarzowi od razu wiesz, na co możesz pozwolić sobie każdego dnia. Gdy masz zaplanowane bloki czasowe, to bardzo szybko, dosłownie w kilka sekund, patrząc w swój kalendarz, jesteś w stanie ocenić, czy możesz coś jeszcze dołożyć w danym dniu, czy nie ma na to szans.

Bloki czasowe ułatwiają organizację czasu pracy. Jeżeli wpadnie Ci jakaś dodatkowa rzecz, to jeden rzut oka na kalendarz wystarczy, by sprawdzić, jak bardzo jest ona pilna i ważna w stosunku do całej reszty, którą masz już zaplanowaną i czy ewentualnie trzeba coś przesunąć. Jeśli uznasz, że tak, to wybierz, co przesuniesz z konkretnego bloku czasowego na nowy termin, by na to miejsce weszło inne zadanie.

Ten nawyk posiadam już od lat. Mam na tygodnie w przód zaplanowane zadania, które są cykliczne, a nowe w trybie tygodniowym i dokładnie wiem, kiedy nad czym będę pracowała. Pozwala mi to na skuteczne zarządzanie sobą w czasie.

Dzięki organizacji kalendarza w blokach czasowych możesz podawać swojemu zespołowi, czy podmiotom zewnętrznym, z którymi współpracujesz, realne terminy, na kiedy możesz się do czegoś zobowiązać i faktycznie to dostarczyć. Unikasz przy tym niepotrzebnego stresu, którego przecież nikt z nas nie chce.

Co zrobić z małymi zadaniami, które wpadają w trakcie dnia?

Czy zdarza Ci się, że małe zadania, które wpadają nieoczekiwanie, skutecznie dezorganizują Twój plan dnia? Jeśli tak, to zarezerwuj w swoim kalendarzu blok czasowy, który przeznaczysz właśnie na takie mikrozadanka.

Sama w swoim kalendarzu umieszczam np. bloki przeznaczone na Slacka, którego używam w moich firmach do komunikacji z zespołem. Zazwyczaj pojawiają się tam jakieś ważne rzeczy, które wymagają mojej akceptacji albo dodatkowych informacji, których ktoś potrzebuje, by skończyć swoje zadanie, o które (co ważne!) pyta z wyprzedzeniem.

Ponieważ wiem, że takie rzeczy pojawiają się regularnie, to mam dla nich zarezerwowany adekwatny czas w moim kalendarzu. Wiem już mniej więcej, ile czasu potrzebuję na to przeznaczyć. Dlatego w Twoim terminarzu, jako jeden z bloków czasowych, również powinien znaleźć się taki, który przeznaczysz na drobne kilkuminutowe (2-5 min)  zadanka i komunikację.

Opowiedziałam Ci dzisiaj o metodzie planowania w blokach czasowych. Jest to metoda, którą absolutnie uwielbiam i którą stosuję od dawna. Wierzę, że gdy wprowadzisz ją u siebie, pozwoli Ci ona zwiększyć efektywność i realizować założone cele w wyznaczonym czasie.

Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób skutecznie planować i wykorzystać pięć metod, które pozwolą Ci odzyskać nawet jeden dzień w tygodniu?

Stworzyłam poradnik, w którym dzielę się wskazówkami, w jaki sposób odzyskać jeden dzień w tygodniu, dzięki wprowadzeniu 5 kluczowych zasad. 

Dzięki materiałowi poznasz m.in.

• Czym jest planowanie w blokach czasowych i dlaczego najwięksi tego świata typu Elon Musk też tak pracują,
• W jaki sposób planuję swój dzień, aby realizować 100% planu,
• Czym różni się praca na kalendarzu digital od listy zadań,
• W jaki sposób nie tracić średnio godziny dziennie na szukanie informacji,
• Jak decydować, co jest priorytetem.

Co zrobiłbyś z dodatkowym czasem? Na co byś go przeznaczył? Z tą myślą zacznij OD RAZU wdrażać praktycznie metody, którymi się z Tobą dzielę. 

Pobierz bezpłatnie e-booka, naciskając przycisk powyżej.  

Jestem ogromną zwolenniczką planowania w kalendarzu digitalowym, w artykule „7 zasad planowania digital, które pozwolą odzyskać Twój czas” sprawdzisz dlaczego. Wyrzuć papierowe planery!