Chcesz, by Twój czas, który przeznaczasz na pracę, był dużo bardziej wartościowy i efektywny? Masz poczucie, że niektóre rzeczy zajmują Ci zbyt wiele czasu lub że nie poświęcasz wystarczającej jego ilości na odpoczynek czy życie rodzinne?
Dzisiaj podzielę się z Tobą siedmioma dobrymi zasadami, którymi sama kieruję się podczas planowania pracy, by zainwestowany w nią czas był jak najbardziej efektywny.
Planowanie samo w sobie jest bardzo dobrym mechanizmem. Planując, jesteś w stanie zaoszczędzić nawet 40% czasu, który później przeznaczasz na wykonanie danego zadania. Dobre przemyślenie tego, co jest potrzebne do zrobienia, do czego to służy i jakie rzeczy powinny się wydarzyć, sprawia, że zapobiegniesz opóźnieniom w wykonaniu planu.
1. Planuj krótkie cykle
Pierwsza zasada, której się nauczyłam i którą wprowadzam w zespołach, z którymi pracuję, to planowanie krótkich cykli. Mój idealny cykl obejmuje tydzień, a najdłuższy dwa tygodnie. Wiem, co chcę w danym miesiącu osiągnąć i dzięki temu wiem również, jak powinien wyglądać najbliższy tydzień i co powinno w nim faktycznie zostać zrealizowane.
Podczas pracy w korporacjach, gdzie brałam udział w wielu dużych projektach, które czasem trwały rok czy dwa lata zauważyłam, że planowanie ich całości od razu nie było do końca efektywne. Trzeba było przewidzieć wszystkie rzeczy, które mogą się po drodze wydarzyć, a jeśli chodzi o tak długi odcinek czasu, jest to bardzo trudne, o ile całkowicie niemożliwe. W międzyczasie coś się przesuwało, coś się wydarzyło i nagle okazywało się, że wszystkie kolejne zadania trzeba było planować od nowa, co pochłaniało ogromną ilość czasu. Dlatego jestem zwolenniczką planowania czasu w krótkich cyklach, gdy mogę na bieżąco reagować w zależności od sytuacji. Oczywiście dłuższe projekty mają określone kamienie milowe na miesiące, a nawet lata, równocześnie planowanie szczegółowe, jak osiągnąć te kamienie milowe, to właśnie krótkie cykle.
2. Oceniaj wartość kluczowej pracy do wykonania
Druga zasada związana jest z tym, w jaki sposób wybrać to, na czym przede wszystkim się skupić. Bardzo często dostaję pytania, jak zdecydować, na co warto poświęcić najwięcej uwagi, a co odpuścić czy jak planować pracę. Sprawdź, co przynosi Ci najwięcej wartości i wyeliminuj rzeczy, które wymagają dużego nakładu pracy, zasobów i wysiłku, a przynoszą mały efekt i niską marżowość.
Zaplanuj sobie, że poświęcisz czas na ocenę dotychczasowych działań, na sprawdzenie, które z projektów dały Ci najwięcej frajdy i były efektywne. Sama zawsze patrzę pod kątem zyskowności i jak to służy długoterminowemu celowi, który chcę osiągnąć. Po takiej analizie zazwyczaj okaże się, że wiele z tych rzeczy, które były wykonywane do tej pory, możesz spokojnie wyeliminować i nie poświęcać na nie więcej czasu.
Nie skacz pomiędzy różnymi tematami. Zamiast tego skup się na jednym, który najszybciej pomoże Ci zrealizować cel i zainwestuj w niego czas, a zobaczysz, że będziesz mieć frajdę z tego, co robisz, a rzeczy będą się działy dużo szybciej, bo zostaną dopracowane od A do Z.
3. Zarezerwuj czas na myślenie
Zasada ta często jest zapominana albo po prostu w natłoku codziennych spraw wiele osób o niej nie pamięta. Warto ją jednak wprowadzić do swojego planowania, ponieważ czasami 3 czy 4 godziny myślenia pozwolą Ci zaoszczędzić tydzień lub nawet dwa tygodnie pracy, albo i więcej. Prawdopodobnie pamiętasz z dzieciństwa bieganie chomika w kołowrotku. Często niestety tak wygląda życie przedsiębiorcy, który zapomina o przerwie na przeanalizowanie i przemyślenie tego, co robi.
Kiedy coś przemyślisz, przeanalizujesz, rozłożysz na części pierwsze, weźmiesz pod uwagę wszystkie możliwe alternatywy i zadasz sobie odpowiednie pytania, to możesz naprawdę zmienić wynik tego, co robisz. Nie raz w swoim życiu potrafiłam odwrócić o 180° to,co robiłam do tej pory dzięki temu, że poświęciłam jeden czy dwa dni na przemyślenia.
Jeśli dotąd nie stosujesz tej zasady systematycznie np. co tydzień, to rób to minimum raz na miesiąc. Nie miej poczucia, że czas przeznaczony na myślenie, to czas stracony. Wręcz przeciwnie, to Twój czas, kiedy możesz przemyśleć swoje działania, przeanalizować je, zastanowić się i wyciągnąć z nich wnioski, a także zadać sobie odpowiednie pytania. Zobaczysz, że masz w sobie wiele fenomenalnych odpowiedzi, tylko obecnie z nich nie korzystasz.
Gdy zaczniesz traktować tę zasadę jako element Twojej pracy, to przekonasz się, że niejednokrotnie powiesz do siebie: „czemu ja tego wcześniej nie widziałem, czy o tym nie pomyślałem?”. Robienie ciągle tego samego w sposób, który nie działa lub jest mało efektywny, nie jest dobrym rozwiązaniem.
4. Najpierw zaplanuj kluczową pracę
Gdy zaczynasz stosować organizację i planowanie czasu i masz przemyślane, co chcesz osiągnąć, to w pierwszej kolejności skup się na większych , kluczowych aspektach pracy, które popychają Cię do przodu i powodują, że realizujesz to, co jest dla Ciebie ważne i istotne. Nie pozwalaj, aby drobnica wypełniała Twój dzień i nigdy nie zaczynaj dnia od mikro-zadanek, tylko od większych bloków pracy, będących składową najważniejszych projektów.
Połącz to również z asertywnością. Wiele lat temu byłam osobą, która chciała każdemu pomóc, na wszystko się zgadzałam i poświęcałam swój czas dla kogoś, od kogo później nie usłyszałam nawet zwykłego „dziękuję”. Później nauczyłam się, że można nadal pomagać ludziom, ale warto zadbać najpierw o siebie. Zadbaj, by w Twoim kalendarzu i planie dnia znalazły się przede wszystkim rzeczy, które realizują Ciebie, Twój plan biznesowy czy plan niezależności finansowej i to powinny być najważniejsze tematy, które wykonasz jako pierwsze w trakcie danego dnia.
5. Narzuć swojej głowie ramy czasowe
Nie rozpoczynaj zadania z myślą, że na jego wykonanie masz nieograniczoną ilość czasu. Jeśli narzucisz swojej głowie ograniczony blok czasowy i dasz sobie konkretny termin na wykonanie danego zadania, to okaże się, że często pracę, która dotąd zajmowała np. 5 godzin, jesteś w stanie wykonać w 3 godziny.
Do tego potrzebne jest oczywiście pełne skupienie na jednym temacie i nierozpraszanie się w trakcie pracy. Znam osobę, która robiła pracę projektową i zazwyczaj zajmowało jej to ok. 4-5 godzin. Gdy narzuciła sobie taką ramę czasową, okazało się, że przy kreatywnej pracy była w stanie zrobić cały projekt w pół godziny!
Na pewno możesz przypomnieć sobie taką sytuację, kiedy było bardzo mało czasu, a coś musiało zostać zrobione, bo był określony deadline (twardy nieprzekraczalny termin) i nagle okazało się, że jesteś w stanie wykonać tę pracę w dużo krótszym czasie. Wykorzystaj na co dzień możliwość, by efektywniej działać, poprzez narzucenie ramy czasowej na swoje działania i właściwe planowanie pracy.
6. Planuj spotkania w mniej kreatywne dni
Zasada ta związana jest z rytmiką dnia. Zapewne masz zarówno pracę kreatywną, jak i pracę polegającą na kontaktach z innymi ludźmi. Bez względu na to, czym się zajmujesz, masz jakieś spotkania, czy to z osobami, z którymi pracujesz na co dzień, czy z dostawcami zewnętrznymi albo z klientami. Najlepiej zaplanuj sobie, by odbywały się one wszystkie w jednym wybranym dniu czy dni tygodnia. Sama staram się wyznaczać na spotkania jeden, maksymalnie dwa dni. Pozostałe przeznaczam na pracę, która jest kreatywna lub wymaga skupienia na konkretnej rzeczy.
Jeśli ze względu na tryb pracy nie możesz sobie na to pozwolić, to zastanów się, czy możesz ograniczyć liczbę dni, w których uczestniczysz w spotkaniach, albo chociaż ułożyć plan dnia w bloki czasowe, np. poranki spędzać na pracy kreatywnej, a popołudnia przeznaczyć na spotkania. W większości jednak będziesz w stanie tak ułożyć swój tydzień, że np. tylko w dwa dni będziesz odbywać spotkania. W moim przypadku jest to poniedziałek i czwartek, a pozostałe dni przeznaczam na pracę sama ze sobą, nad rzeczami, które chce przemyśleć i nad którymi chcę się zastanowić. Dzięki takiej organizacji mam na to czas i przestrzeń.
7. Rezerwuj czas na komunikację wewnętrzną i zewnętrzną
W ciągu dnia każdy z nas komunikuje się z innymi ludźmi. Może się to odbywać na wewnętrznym komunikatorze danej firmy lub w innych miejscach komunikacji dwustronnej z wewnętrznym czy zewnętrznym zespołem.
Wiele osób funkcjonuje w taki sposób, że na sms-y czy wiadomości na komunikatorze odpowiada od razu, jak tylko pokaże się notyfikacja, zamiast mieć zarezerwowany na to określony czas. A wiadomo, że nic tak nie rozprasza, jak ciągle wyskakujące powiadomienia.
Dlatego rekomenduję Ci, by zarezerwować czas na komunikację w planie dnia. Dostosuj go do specyfiki Twojej pracy. Jeżeli wiesz, że potrzebujesz mieć częste interakcje, to zaplanuj go dwa razy dziennie i wtedy zajmiesz się odpowiedziami na wszystkie kwestie i niezbędnymi ustaleniami, by praca szła do przodu. Dzięki temu będziesz mieć możliwość w spokoju zajęcia się pracą kreatywną, czy taką, która wymaga skupienia.
Ustal godziny, które będą Ci pasowały i które chcesz przeznaczyć na komunikację dwustronną. Natomiast jeśli Twój poranek jest zarezerwowany na pracę kreatywną, to nie zaczynaj od razu od komunikacji, bo jeśli uznasz, że coś jest bardzo pilne, to skupisz się na tej nowej kwestii. Przełoży się to na cały Twój zaplanowany wcześniej dzień i prawdopodobnie będziesz mieć problem, by zrealizować to, co było w planie.
W artykule przedstawiłam Ci sekret skutecznego planowania dnia, czyli siedem zasad, które wykorzystuję u siebie do zarządzania sobą w czasie i organizacji. Wprowadź je u siebie, a zobaczysz, że zaczniesz skutecznie realizować swoje cele i zaoszczędzisz czas, który możesz przeznaczyć na inne ważne dla Ciebie rzeczy. Twoje działania staną się bardziej produktywne, a efektywność osobista wzrośnie.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat planowania, organizacji czasu i produktywności oraz tego, w jaki sposób stosować je w praktyce, to zapraszam Cię do odwiedzenia mojego profilu na Instagramie – ogarniam.umysl.i.biznes. Publikuję na nim wiele przydatnych informacji dotyczących tych tematów i dzielę się swoją wiedzą i doświadczeniem. Zaobserwuj profil już dziś, żeby zawsze być na bieżąco!
Jeżeli dalej interesuje Cię temat planowania, poznaj 6 praktycznych wskazówek dotyczących planowania dnia, którymi podzieliłam się TUTAJ.
