W jaki sposób do tej pory planowałeś swój czas?? Czy był to wyłącznie kalendarz w wersji papierowej, bo nie do końca przekonywało Cię planowanie w wersji digital?
W artykule podzielę się z Tobą siedmioma zasadami planowania digital i pokażę, dlaczego przechodząc na formę cyfrową, jesteś w stanie lepiej zarządzać sobą w czasie i zaoszczędzić jego ogromną ilość każdego dnia.
1. Określ czas na wykonanie zadania, gdy wpisujesz je do kalendarza
Podczas wpisywania zadania do kalendarza, określ od razu czas, który będzie niezbędny na jego zrealizowanie. Zazwyczaj możesz oszacować, ile zajmie Ci wykonanie danej czynności. Wszystkie rzeczy umieść od razu w planie dnia w określonym przedziale czasowym od-do niezależnie czy jest to przygotowanie nowej oferty, praca kreatywna czy sprawy prywatne.
Jeśli stosujesz planer w wersji papierowej, to najczęściej nie masz możliwości wpisania wszystkich szczegółów potrzebnych do wykonania danego zadania. Tracisz przez to czas na połączenie informacji, które masz w kalendarzu, ze szczegółami, które są zapisane w innym miejscu i które potrzebujesz odnaleźć. Tym bardziej że dziś najczęściej te informacje znajdują się online.
2. Dodaj szczegóły do zadania
W dzisiejszych czasach pracujemy głównie przy komputerze. Kiedy planujesz projekty w wersji digital, masz możliwość dopisania do nich od razu wszystkich dodatkowych informacji typu linki do plików, czy historia konwersacji w narzędziach do komunikacji typu Slack czy Messenger. Jest to bardzo przydatne, zwłaszcza gdy szczegóły dotyczące danego zadania znajdują się w wielu kanałach komunikacyjnych. Zapewne z różnymi osobami komunikujesz się w różny sposób. Z częścią piszesz na Messengerze czy innych tego typu komunikatorach, z innymi przeprowadzasz rozmowy telefoniczne, a jeszcze z innymi poprzez zadania rozpisane w narzędziu do ich planowania.
Jeśli od razu do zadania dopiszesz wszystkie niezbędne szczegóły, które go dotyczą, to jesteś w stanie zacząć pracę bez tracenia czasu na szukanie informacji. Jeżeli zadanie znajduje się w systemie do zarządzania zadaniami takim jak np. Asana czy Trello, to możesz po prostu skopiować link do danego zagadnienia i dodać go w konkretnym bloku czasowym. Taka organizacja da Ci możliwość efektywnego przełączania się między zadaniami.
3. W piątek przejrzyj większe projekty i zaplanuj zadania w blokach czasowych
Jestem zwolenniczką planowania kolejnego tygodnia w piątek. Kiedy planujesz swój tydzień i to, co będzie się w nim działo w formie digital, to nie zastanawiasz się nad pracą odbywającą się cyklicznie, bo jest ona już uwzględniona w Twoim kalendarzu. Pozostaje Ci tylko planowanie pracy projektowej, takiej, która odbywa się jednorazowo lub bardzo rzadko.
Jeśli korzystasz z systemu do zarządzania zadaniami, jak wspomniana już wcześniej Asana czy Trello, to w kalendarzu zaplanuj blok czasowy na pracę nad danym zadaniem i nadaj mu tę samą nazwę. Nie potrzebujesz dodawać linka, ponieważ w sąsiedniej zakładce w wyszukiwarce możesz mieć otwarty program, z którym pracujesz i jesteś w stanie bez problemu wejść do szczegółów danego zadania.
Natomiast jeśli nie używasz zbyt często takiego systemu, ale korzysta z niego Twój zespół, to możesz po prostu skopiować link do zadania zaplanowanego w Twoim kalendarzu i bardzo zwinnie do niego przejść.
Pamiętaj, żeby wszystkie pliki, nad którymi pracujesz, albo które ktoś Ci dostarcza zawsze umieszczać w określonym miejscu. Ja stosuję Google Apps, w których mam dobrze ułożony schemat folderów, dzięki czemu zawsze wiem, gdzie co się znajduje i nie tracę czasu na szukanie potrzebnych rzeczy.
Gdy dostanę nowy plik, od razu zapisuję go we właściwym folderze, a jeśli jest on związany z zadaniem, to link do niego dodaję do kalendarza w odpowiednim bloku czasowym np. sprawdzenie artykułu napisanego na podstawie wywiadu do gazety Forbes Woman. To jest właśnie ta zwinność. Jestem przekonana, że jeśli nie stosujesz podobnego rozwiązania, to w ciągu tygodnia na samym tylko szukaniu informacji tracisz sumarycznie kilka godzin. Czy nie lepiej ten czas przeznaczyć na coś innego?
4. Wpisz do kalendarza wszystkie prywatne aktywności
Wykorzystuj swój kalendarz nie tylko do planowania biznesu. Wprowadzaj do niego również swoje prywatne aktywności i życie rodzinne. Sama wpisuję nawet takie rzeczy jak manicure, czy fryzjer mojego psa Happy. Jeżeli mam zaplanowane jakieś działania wspólnie z moim mężem, to przy wprowadzaniu zadania do kalendarza dodaję po prostu jego adres mailowy i dane zdarzenie wyświetla się automatycznie również w jego terminarzu.
Pamiętaj, że planowanie dotyczy również bardzo małych rzeczy związanych z Twoimi prywatnymi sprawami. Potrafię zaplanować odpoczynek, a jeśli wiem, że czeka mnie bardzo aktywny dzień, to mam również zarezerwowany czas na posiłki.
Używaj kalendarza do wszystkich aktywności, jakie masz. Taka metoda planowania ułatwi Ci odpowiadanie na propozycję spotkań, bo od razu po spojrzeniu w terminarz wiesz, czy znajdziesz na nie czas w danym dniu. Jeśli umawiam się z kimś np. na obiad czy lunch również trafia to do mojego kalendarza.
Mój zespół nauczył się, że jeżeli mam w kalendarz wpisaną na daną godzinę tylko wizytę u manicurzystki, to mogą do mnie zadzwonić i zadać mi pytania. Bez problemu odbiorę wtedy telefon, bo choć ręce mam zajęte, to jestem w stanie rozmawiać. To właśnie jest rytm, który pozwala naprawdę zwinnie działać.
Jeśli jedziesz w jakieś miejsce, to od razu w kalendarzu zapisz sobie adres. Wchodzisz wtedy w spotkanie, klikasz na adres i od razu wiesz, gdzie masz jechać, nie tracisz czasu na jego sprawdzenie.
5. Miej kalendarz zawsze ze sobą
Kalendarz, z którego korzystasz, zapewne dostępny jest również jako aplikacja w telefonie. Nie zawsze przecież jesteś przy komputerze, czasem potrzebujesz załatwić jakieś sprawy poza biurem czy domem i nie bierzesz ze sobą laptopa.
Sama korzystam z Kalendarza Google i mam pobraną na telefon aplikację. Gdy umawiam się na jakąś wizytę czy spotkanie, to od razu przy użyciu telefonu wprowadzam ten termin do kalendarza. Dzięki takiej organizacji i planowaniu czasu nie zastanawiam się za kilka dni, na kiedy się umówiłam, nie szukam karteczki z zapisaną datą i godziną. Mam to już wprowadzone w terminarzu i nie myślę o tym więcej. Dlatego zadbaj, żeby mieć zsynchronizowaną wersję kalendarza i na komputerze, i w telefonie.
6. Mikrozadania wpisuj od razu do kalendarza w sekcji zadania
Jeśli w ciągu dnia pojawiają Ci się jakieś mikrozadania, trwające od 2 do 5 minut, to zaplanuj sobie, że zrealizujesz je w bloku czasowym, który masz na nie przeznaczony. Z poziomu kalendarza możesz je wpisywać na samej górze, w sekcji zadania, która widnieje nad rozkładem godzinowym np. autoryzacja przelewów. Wpadają one na listę zadań, która nie ma określonego czasu realizacji. Zapewne Twój kalendarz, bez względu na to, jakiego używasz, też ma taką opcję.
Gdy nadejdzie blok czasowy przeznaczony na takie małe zadania, patrzę, co znajduje się na mojej liście, realizuję je po kolei i odhaczam. Nie potrzebuję o nich pamiętać i zajmować tym swojej głowy. Taka organizacja daje mi poczucie, że o niczym nie zapomnę.
7. Informacje z komunikatorów wprowadzaj od razu jako zadania w systemie do zarządzania projektami
Zapewne do komunikacji z zespołem wewnętrznym czy zewnętrznym używasz różnych komunikatorów, takich jak np. Messenger, Slack czy Whatsapp. W poprzednim artykule rekomendowałam Ci zaplanowanie bloku czasowego, który przeznaczysz na odczytywanie takich wiadomości. Jeżeli podczas ich przeglądania zobaczysz nowe zadanie, które chcesz wykonać i które wpisuje się w Twoje priorytety, ale wiesz, że jego realizacja zajmie dłuższy czas, to od razu wpisz go na listę do systemu zarządzania projektami. Nadaj mu termin wykonania, a nawet osobę, która jest za nie odpowiedzialna. Ze Slacka czy z wyszukiwarki możesz takie zadania dodać bezpośrednio do Asany.
Możesz dodać je również na tzw. waiting list, czyli listę oczekującą, z której później raz w tygodniu wybierasz zadania i przypisujesz im terminy, kiedy będziesz się nimi zajmować, jeśli faktycznie powinny w ogóle Trafić na twoją listę zadań. Jeśli jest to jedno z mikrozadań, o których pisałam powyżej, to dodaj je od razu do sekcji zadania na górze kalendarza.
Mam nadzieję, że przedstawiając te siedem zasad, przekonałam Cię, że forma digital jest bardzo efektywna, jeśli chodzi o aspekt planowania. Jeśli połączysz je wszystkie ze sobą, to zaczniesz skuteczniej działać w ciągu dnia. Nie będziesz tracić swojego czasu na spisywanie zadań, przepisywanie ich i szukanie w różnych miejscach informacji, które ich dotyczą. Zamiast tego będziesz mieć wszystko od razu odpowiednio rozdystrybuowane i zaczniesz działać szybko, zwinnie i produktywnie.
Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób skutecznie planować i wykorzystać pięć metod, które pozwolą Ci odzyskać nawet jeden dzień w tygodniu?
Stworzyłam poradnik, w którym dzielę się wskazówkami, w jaki sposób odzyskać jeden dzień w tygodniu, dzięki wprowadzeniu 5 kluczowych zasad.
Dzięki materiałowi poznasz m.in.
- Czym jest planowanie w blokach czasowych i dlaczego najwięksi tego świata typu Elon Musk też tak pracują,
- W jaki sposób planuję swój dzień, aby realizować 100% planu,
- Czym różni się praca na kalendarzu digital od listy zadań,
- W jaki sposób nie tracić średnio godziny dziennie na szukanie informacji,
- Jak decydować, co jest priorytetem.
Co zrobiłbyś z dodatkowym czasem? Na co byś go przeznaczył? Z tą myślą zacznij OD RAZU wdrażać praktycznie metody, którymi się z Tobą dzielę.
Pobierz bezpłatnie e-booka tutaj lub przycisk poniżej.
Jeśli chcesz poznać sekret skutecznego planowania, zapoznaj się z artykułem „7 dobrych zasad, jak planować czas, aby skutecznie realizować swoje cele”, który znajdziesz tutaj.
