6 zasad skutecznej komunikacji, które oszczędzą Twój czas!

Jak często masz poczucie, że tracisz czas, bo to, co komunikowałeś/komunikowałaś, nie zostało odpowiednio zrozumiane, a następnie wykonane?

Moim zdaniem komunikacja jest jedną z najważniejszych kompetencji, którą warto nieustannie rozwijać. Brak umiejętności właściwego komunikowania powoduje nieporozumienia i problemy oraz sprawia, że rzeczy nie dzieją się w określonym czasie. W rezultacie wszystko kosztuje Cię więcej wysiłku, czasu i pieniędzy. Jak tego uniknąć?

W artykule podzielę się z Tobą sześcioma zasadami, które stosuję od wielu lat i które pozwalają mi zwinnie egzekwować pracę nie tylko od siebie, ale również od zespołów czy innych osób zarówno w życiu biznesowym, jak i prywatnym.

1. Struktura przekazywanej informacji: Why (dlaczego), What (co), How (jak), When (kiedy), Who (kto)

Każdą komunikację powinno się zacząć od why, czyli DLACZEGO. Przekazać, dlaczego coś jest istotne i po co ma być wykonane. To sprawia, że osoby dużo lepiej będą rozumiały Twoje oczekiwania. Jeśli np. powiesz komuś, że potrzebujesz na jutro na 9 rano zestawienie kosztów stałych, a nie wyjaśnisz, dlaczego go potrzebujesz właśnie na tę godzinę oraz do czego to ma służyć, to ta osoba zazwyczaj nie będzie miała poczucia pilności, że trzeba to wykonać dokładnie na ten czas i może to zrobić w sposób, który nie będzie dla Ciebie odpowiedni do uzyskania informacji, których potrzebujesz. Jeśli natomiast jasno zakomunikujesz, że potrzebujesz tego zestawienia, bo masz ważne spotkanie, na którym będziesz prezentować dane i czemu mają one służyć, to otrzymasz je w wyznaczonym terminie i we właściwej formie.

Zaczynaj od dlaczego, a później wytłumacz, CO (what) jest do zrobienia. Następnie przekaż, JAK (how) powinno to zostać wykonane, pod kątem tego, na czym Ci zależy. Jeśli zlecasz zadanie osobie, która wie, w jaki sposób to zrobić i nie potrzebujesz jej tego tłumaczyć, to możesz tylko krótko zaakcentować kluczowe elementy “jak”. Czasem jednak trzeba będzie bardziej szczegółowo wyjaśnić, co jest kluczowe i jak ta praca powinna zostać wykonana.

Pamiętaj też, żeby zawsze jasno wskazać, do kogo komunikacja jest adresowana, KTO (who) ma wykonać dane zadanie i na KIEDY (when). Kiedy komunikujesz do jednej osoby, to jest jasne, natomiast jeśli jest to grupa osób, zawsze zaznacz, która z nich jest odpowiedzialna za dane zadanie. Określ termin jego wykonania, a jeśli dana czynność związana jest z konkretną lokalizacją, podaj również gdzie (where).

Jeśli zastosujesz powyższy format komunikacji, czy to w rozmowie osobistej, czy na komunikatorze, to wierz mi, że zrozumienie tego, co chcesz przekazać, będzie na dużo wyższym poziomie, co pozwoli wykonać je właściwie na czas, bez zbędnych opóźnień.

2. Wprowadź ustalenia z góry

To moja ulubiona zasada, którą stosuję zawsze, również w sprzedaży. Polega ona na tym, że z góry umawiasz się z kimś na określony termin i konkretne wykonanie danej pracy.

Zawsze poproś, by osoba, z którą rozmawiasz, powtórzyła Wasze ustalenia. Jeśli jesteś na spotkaniu i na coś się umawiacie, to mówisz: OK, teraz powiedz mi, jak rozumiesz następne kroki. Twój rozmówca powtarza po swojemu to, co zrozumiał, a przy okazji mówi, do czego się zobowiązuje, co ma zrobić, do kiedy i dlaczego ma to być zrobione na czas. Sprawia to, że osoba lepiej rozumie, jakie ma obowiązki i czego od niej oczekujesz. Dzięki temu jesteś w stanie wyłapać też wszelkie niejasności.

Z góry ustal konkretny termin i wykonanie. W swojej komunikacji zawsze na początku wyjaśniam, czego oczekuję, na kiedy oczekuję i proszę, by osoba, której to dotyczy, to potwierdziła.

Na przykład, kiedy rekrutujesz sprzedawcę do firmy, możesz umówić się z nim z góry, że jeżeli w pierwszym miesiącu nie zrealizuje konkretnych celów, to współpraca może nie zostać przedłużona. Jasne, przy podejmowaniu decyzji weźmiesz pod uwagę też inne czynniki, ale jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że tak się to skończy, jeśli plan sprzedaży nie zostanie wykonany.

Gdy współpracujesz z freelancerem, również ustal z góry, jakie masz oczekiwania i jak powinna wyglądać Wasza współpraca. Co powinno się wydarzyć, by była ona sukcesem, a jeśli się to nie wydarzy, to czym współpraca się zakończy.

Bardzo ważne jest, by wprowadzić jasne ustalenia na samym początku, które od razu zostaną zakomunikowane, a nie post factum, czyli dopiero kiedy pojawi się jakiś przeszkoda i ktoś nie wywiązuje się ze swoich zadań czy obowiązków. Gdy z góry o tym powiesz, to nie masz problemu, by zakończyć z kimś współpracę, bo przecież warunki były znane od samego początku.

3. Postaw się na miejscu drugiej osoby

Kiedy komunikuję się pisemnie albo werbalnie, zawsze zastanawiam się, kto jest odbiorcą, jakie ma doświadczenie, jak może myśleć i co może być dla niego niezrozumiałe.

Podam Ci przykład. Sprzedaż to mój konik. Zaczęłam kiedyś nagrywać materiały, w których dzieliłam się wiedzą na jej temat. Na początku używałam żargonu, słownictwa stosowanego w branży, takiego jak zimne maile, zimne rozmowy telefoniczne, czyli cold calle, gdzie to określenie było dla mnie całkiem naturalne. Po jakimś czasie odkryłam, że dla kogoś, kto nie siedział od lat w sprzedaży, a był np. początkującym przedsiębiorcą, stwierdzenia te były niezrozumiałe. Dlaczego? Bo kontekst tej osoby był inny. Pamiętaj, że nie chodzi tylko o słownictwo, ale również zrozumienie, z jakiego miejsca i doświadczenia dana osoba wychodzi.

Zawsze postaw się na miejscu drugiej osoby i zadaj sobie pytanie, czy to, co komunikujesz, będzie dla niej zrozumiałe, biorąc pod uwagę jej perspektywę, doświadczenie, sposób działania czy wiedzę.

4. Zrób podsumowanie

Robienie podsumowań po rozmowie to świetna metoda na uniknięcie problemów komunikacyjnych. Szkoda, że jest tak rzadko stosowana. Przygotowanie podsumowania spotkania to spisanie kolejnych kroków do wykonania, określenie, kto jest, za co odpowiedzialny i wysłanie podsumowania do wszystkich zainteresowanych osób.

Ile razy okazuje się, że ktoś zrozumiał coś innego podczas spotkania i wyszedł z niego z innymi założeniami dotyczącymi kolejnego kroku. Przygotowanie podsumowania pozwala skutecznie tego uniknąć.

Jeśli nie robisz podsumowania, każdy może zinterpretować otrzymane informacje po swojemu i według tego działać w trakcie kolejnych dni. Wtedy może się okazać np. po tygodniu, że ktoś zrobił coś zupełnie innego, niż było oczekiwane, bo po prostu inaczej zrozumiał polecenie. Tracisz przez to czas i zapewne też pieniądze, bo trzeba wówczas wykonać dane zadanie od nowa.

5. Spisz następne kroki

Spisz następne kroki to zasada, którą zawsze stosuję i która nawiązuje do poprzedniego punktu, będąc częścią podsumowania. Kiedy jestem na spotkaniu, to od razu notuję najważniejsze kwestie, zazwyczaj w wersji digital. W formie myślników wypisuję, jakie konkretne zadania czy akcje trzeba będzie wykonać.

Każda taka akcja powinna mieć pewne określone założenia: termin wykonania i przypisanego właściciela, czyli osobę odpowiedzialną za dowiezienie zadania. Dzięki temu z każdego spotkania wychodzisz z konkretnym planem, listą kolejnych kroków określonych w czasie i z określonym właścicielem.

Stosowanie tej zasady powoduje, że akcja faktycznie zostanie wykonana, a nie okazuje się po czasie, że było to tylko miłe spotkanie, po którym nic się nie wydarzyło.

6. Przedstaw wizualnie proces

W ciągu mojego wieloletniego doświadczenia w komunikacji z różnymi, czasem bardzo licznymi zespołami zauważyłam, że każdy z nas w różny sposób konsumuje treści, które do nas trafiają. Okazuje się jednak, że najczęściej ludzie są wzrokowcami i żeby coś dobrze zrozumieć, potrzebują najpierw to zobaczyć.

Nauczyłam się, że sama treść opisująca co i jak należy wykonać, nie wystarczy. Wiele osób nadal nie rozumie, co tak naprawdę ma zrobić albo zwyczajnie gubi się w tej komunikacji. Dlatego zazwyczaj  do swoich instrukcji, czy bardziej kompleksowych tematów przygotowywanych dla mniejszych lub większych zespołów dodaję wizualne przedstawienie procesu.

Obecnie na rynku jest cała masa narzędzi, które możesz do tego wykorzystać. Choćby Google Apps, gdzie znajdziesz darmowe narzędzie, które do tego służy. Na czym to polega? Wizualizujesz w formie klocków/ boxów zadania, które po sobie występują, zależności i powiązania między nimi.

Przedstaw wizualnie proces, szczególnie jeśli jest wiele elementów składowych do wykonania podczas danego zadania. Tak samo, jeśli chcesz wprowadzić określony sposób działania w danym zespole czy firmie. Sama zawsze dokładam aspekt wizualny, bo zauważyłam, że naprawdę bardzo pomaga w skutecznym przekazie.

W artykule przedstawiłam Ci sześć skutecznych zasad komunikacji, których zastosowanie zaoszczędzi czas Twój i Twojego zespołu. Wierzę, że kiedy wprowadzisz je u siebie, zniknie większość problemów i nieporozumień wynikających z niewłaściwego zrozumienia poleceń, a tym samym przełoży się to na terminowe kończenie realizowanych projektów. Zaoszczędzisz w ten sposób swój czas, pieniądze, a dodatkowo unikniesz stresujących sytuacji. Którą z zasad zastosujesz jako pierwszą?

Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób skutecznie planować i wykorzystać pięć metod, które pozwolą Ci odzyskać nawet jeden dzień w tygodniu?

Stworzyłam poradnik, w którym dzielę się wskazówkami, w jaki sposób odzyskać jeden dzień w tygodniu, dzięki wprowadzeniu 5 kluczowych zasad. 

Dzięki materiałowi poznasz m.in.

• Czym jest planowanie w blokach czasowych i dlaczego najwięksi tego świata typu Elon Musk też tak pracują,
• W jaki sposób planuję swój dzień, aby realizować 100% planu,
• Czym różni się praca na kalendarzu digital od listy zadań,
• W jaki sposób nie tracić średnio godziny dziennie na szukanie informacji,
• Jak decydować, co jest priorytetem.

Co zrobiłbyś z dodatkowym czasem? Na co byś go przeznaczył? Z tą myślą zacznij OD RAZU wdrażać praktycznie metody, którymi się z Tobą dzielę. 

Pobierz bezpłatnie e-booka tutaj lub przycisk poniżej.

Będąc w temacie planowania, dowiedz się Jak planować swój czas, aby realizować postawione cele.