Planowanie projektów to jeden z moich ulubionych obszarów. Pierwsze 10 lat pracy zawodowej spędziłam w korporacjach, w których miałam okazję obserwować różne sposoby ich prowadzenia. Chciałabym podzielić się z Tobą moim doświadczeniem i pokazać Ci, jak do planowania projektów podchodzę we własnych firmach.
Różne metody planowania projektów
Kiedy pracowałam jako project manager w Procter & Gamble, działałam w tzw. metodologii Waterfall, czyli modelu kaskadowym. Założeniem tej metodologii było szczegółowe planowanie projektu od razu na cały okres jego trwania. W ten sposób były planowane nawet dłuższe projekty, zajmujące rok, dwa lata czy więcej.
Nie raz miałam okazję obserwować coś, co powodowało moim zdaniem ogromną stratę czasu. Kiedy w danym projekcie coś się zmieniało, coś wydarzyło, nie zostało uwzględnione, czy powstało ryzyko, to nagle cały projekt był przeplanowywany. Project manager potrzebował poprzesuwać zadania i ich zależności między sobą, co pochłaniało mu sporą ilość czasu. Nie wspominając już o tym, że termin zakończenia projektu ulegał wydłużeniu.
Kiedy zaczęłam budować jedną z moich firm, Wolves Summit, którą po 4,5 latach sprzedałam, miałam okazję nie tylko obserwować różne start-upy technologiczne, ale także prowadzić swoje projekty. Widziałam, w jaki sposób działa się w metodologii Agile, tzw. trybie agilowym, czy SCRUM, czyli bardziej zwinnym podejściu, najczęściej wykorzystywanym w zespołach deweloperskich i przez programistów, który następnie zaczął być wprowadzany również w innych działach. Zauważyłam, że takie zarządzanie czasem w projekcie oszczędza go, bo nie trzeba tracić go na przeplanowywanie działań, jak w przypadku metody Waterfall. Z tych metodologii zaczerpnęłam dobre praktyki i połączyłam je w jedną całość, by skutecznie planować projekty we własnych firmach.
6 zasad, którymi kieruję się podczas planowania projektów w moich firmach:
1. Zaplanuj kamienie milowe
Każdy projekt, jaki planuję, nawet jeśli jest to projekt półroczny, roczny czy dłuższy, planuję wyłącznie na poziomie celów do zrealizowania, tzw. kamieni milowych. Są to duże, kluczowe elementy, które powinny być dostarczone w ramach danego projektu w konkretnym miesiącu.
Na tym etapie planuję je w cyklach miesięcznych, bez rozpisywania na poszczególne tygodnie czy dni. Przykładowo, kiedy prowadziłam projekt organizacji festiwalu See Bloggers, jednej z moich marek, którą już sprzedałam, to wiedziałam, że zajmie on 4 miesiące. Wyjątkiem były cele sprzedażowe, na które miałam wyznaczone 6 miesięcy, gdyż sprzedaż w zespole sprzedaży zaczynała się wcześniej. Zaplanowałam dokładnie, co w którym miesiącu powinno się wydarzyć, żeby projekt został dostarczony na czas. Tym bardziej że w tym przypadku miał twardy deadline (termin dostarczenia), którym był konkretny termin festiwalu.
2. Zaplanuj konkretne działania w każdym tygodniu trwania projektu
Gdy masz już zaplanowane kamienie milowe i cele wyznaczone na konkretny miesiąc, rozpisz je bardziej szczegółowo. Zaplanuj sobie, co w którym tygodniu powinno zostać dostarczone. Następnie w cyklach tygodniowych, wyznacz szczegółowe zadania, czyli jakie konkretnie akcje potrzebują być wykonane. Możesz wyznaczyć również bufor czasowy, który w razie ewentualnych niespodziewanych przeciwności, nie przesunie całego projektu w czasie.
3. Opisz, co dokładnie powinno zostać wykonane w ramach danego zadania
Pamiętaj, żeby każdą akcję opisać czasownikiem, czyli co dokładnie powinno być zrobione w każdym z obszarów. Równoważniki zdań czy same rzeczowniki nie wystarczą. Zadanie opisane jako „znalezienie dostawców do wyposażenia sceny” jest dużo lepiej określone niż samo „wyposażenie sceny”, w którym mogą się zawierać różne czynności od znalezienia dostawcy, przez wynegocjowanie warunków po ułożenie harmonogramu rozstawienia sceny wraz z jej zmianami w tracie festiwalu np. pod wieczorny koncert.
Akcji, których wokół jednej rzeczy trzeba zrobić, jest bardzo dużo i tak naprawdę każda aktywność to kolejne zadanie. W trybie tygodniowym każde takie zadanie powinno zostać szczegółowo zaplanowane i mieć przypisanego jednego właściciela, odpowiedzialnego za jego dowiezienie. Określ również datę, na kiedy powinno zostać wykonane.
4. Ułóż i przekalkuluj zasoby, których potrzebujesz
Wiesz już, co powinno zostać wykonane w danym tygodniu, więc sprawdź, czy masz na to wystarczającą ilość zasobów. Chodzi mi o zasoby zarówno związane z finansami, jeśli są jakieś wydatki związane z projektem, jak i o zasoby ludzkie, czyli osoby z odpowiednimi kompetencjami do wykonania konkretnych zadań. Mogą to być zasoby wewnętrzne lub zewnętrzne, jak np. freelancerzy czy inne firmy, z którymi współpracujesz przy projekcie.
Jeśli jesteś osobą zarządzającą projektem, zaplanuj i zadbaj o te zasoby wcześniej. Jeśli tego nie zrobisz, może się okazać, że znajdziesz się w sytuacji, kiedy trzeba coś konkretnego wykonać, a Ty nie masz do tego odpowiednich osób i cały projekt się rozsypie i przedłuży w czasie.
Zwróć również uwagę na powiązania pomiędzy zadaniami i dyspozycję czasową osób, których zadania są od siebie zależne. Przykładowo, osoba techniczna ma do postawienia stronę lądowania do zbliżającej się kampanii marketingowej. Jeśli nie dostanie na czas grafik, które mają być użyte, bo nie ma grafika, który je dostarczy, to nie będzie w stanie wykonać swojej części zadania.
Każde zadanie powinno być też szacowane w tzw. czasie. Mam taką zasadę, że gdy planuję kampanię marketingową, dokładnie wiem, bazując na danych historycznych, ile czasu powinno zająć wykonanie konkretnego zadania. Dzięki temu jestem w stanie realistycznie planować wykonanie danej pracy.
Dodatkowo pamiętaj, że jeśli masz za mało zasobów, to staje się to jednym z ryzyk występujących w projekcie.
5. Planuj i znajduj ryzyka, by im zapobiec
W trakcie mojej pracy związanej z planowaniem projektów zauważyłam, że można wyróżnić dwa skrajne podejścia do ryzyka. Z jednej strony są osoby, które zupełnie nie potrafią ocenić ryzyka i podchodzą zbyt optymistycznie do tego, co i jak będzie się działo. Z drugiej strony są osoby, które widzą zbyt wiele ryzyk i za bardzo się na nich skupiają, często wydłużając przez to czas projektu. Przez znajdowanie problemów w miejscu, gdzie ich nie ma, projekt nie tylko nie idzie do przodu, ale wręcz może ulec opóźnieniu.
Najlepsza jest oczywiście osoba będąca pośrodku, która potrafi realistycznie spojrzeć na zagrożenia i ocenić, co można z nimi zrobić, które są akceptowalne, na jakie jest przygotowany plan. To nastawienie na działanie, bo project manager, czyli prowadzący projekt, jest odpowiedzialny za to, by go dostarczyć na czas, zarządzając odpowiednio pracą poszczególnych osób mających zadania do wykonania w ramach całego projektu.
6. Rób tzw. kick-offy
Kiedy pracowałam w korporacjach, miałam okazję spotkać się z kick-offami, czyli spotkaniami, które były robione na starcie danego projektu w celu omówienia jego szczegółów. Następnie raz w tygodniu było organizowane spotkanie, status udpate, gdzie omawiany był status prac. Moim zdaniem zajmowały one bardzo dużo czasu i były mało efektywne.
W moich firmach wprowadziłam podejście, że raz w tygodniu w poniedziałek odbywa się zwinne spotkanie całego zespołu. Dzięki temu wszyscy dokładnie wiedzą, co jest do dostarczenia w ciągu danego tygodnia. Mają już przydzielone zadania, bo rozpisywane są one w piątek w poprzednim tygodniu. Wiedzą dokładnie, jak wygląda projekt, co jest do dostarczenia i kto ma jaką rolę.
Po zwinnym spotkaniu poniedziałkowym zespół wchodzi w tryb pracy tygodniowych sprintów. W kolejnych dniach tygodnia organizowane są szybkie, 10-minutowe spotkania poranne. W przypadku małych zespołów nie ma takiej potrzeby, ale jeśli zespół jest większy, może to być pomocne. Przed takim spotkaniem osoby zaangażowane w projekt mają za zadanie dokładnie sprawdzić opis swojego zadania, które mają do wykonania kolejnego dnia. Jeśli widzą jakieś niejasności, czy coś jest dla nich niewystarczająco dobrze opisane, adresują to od razu w systemie do zarządzania zadaniami, a także w trakcie takiego spotkania.
Jeśli jakaś kwestia jest do ustalenia między dwoma (lub więcej) osobami, to mogą one zostać chwilę po spotkaniu i wyjaśnić sobie wszystkie niejasności, dzięki czemu w ciągu dnia mogą wykonać dane zadanie bez zastanawiania się, o co w nim chodzi. Bez takiego działania, kiedy jedna osoba utknie na swoim zadaniu, zadaje pytanie i czeka na odpowiedź, to robi się lawina i kolejne zadania zależne od pracy danej osoby nie zostaną wykonane.
Tego typu rzeczy, przy dużych zespołach, są od razu z samego rana załatwiane, dzięki czemu praca może zwinnie poruszać się do przodu, a projekt zostanie zrealizowany w określonym czasie. Najczęściej opóźnienia powodowane są właśnie przez błędy komunikacyjne i niedoprecyzowania.
W artykule przedstawiłam Ci sześć zasad, którymi kieruję się podczas planowania projektów i ich egzekwowania, a które pozwalają na zwinne działanie, uniknięcie opóźnień i dostarczenie ich w odpowiednim czasie. Wykorzystaj je podczas projektów, które prowadzisz we własnej firmie i przekonaj się, jak mocno wpłyną one na Twoją skuteczność i pozwolą sprawnie realizować wyznaczone cele.
Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób skutecznie planować i wykorzystać pięć metod, które pozwolą Ci odzyskać nawet jeden dzień w tygodniu?
Stworzyłam poradnik, w którym dzielę się wskazówkami, w jaki sposób odzyskać jeden dzień w tygodniu, dzięki wprowadzeniu 5 kluczowych zasad.
Dzięki materiałowi poznasz m.in.
- Czym jest planowanie w blokach czasowych i dlaczego najwięksi tego świata typu Elon Musk też tak pracują,
- W jaki sposób planuję swój dzień, aby realizować 100% planu,
- Czym różni się praca na kalendarzu digital od listy zadań,
- W jaki sposób nie tracić średnio godziny dziennie na szukanie informacji,
- Jak decydować, co jest priorytetem.
Co zrobiłbyś z dodatkowym czasem? Na co byś go przeznaczył? Z tą myślą zacznij OD RAZU wdrażać praktycznie metody, którymi się z Tobą dzielę.
Pobierz bezpłatnie e-booka tutaj lub przycisk poniżej.
Poznaj też 7 dobrych zasad, jak planować czas, aby skutecznie realizować swoje cele sprawdź artykuł tutaj.
Sprawdzony proces, który pomógł nam spłacić 2 000 000 zł długi i pozyskać 200 000 kontaktów do potencjalnych klientów.