Czy zdarza Ci się, że planujesz, co będziesz robić danego dnia i czujesz, że to będzie dobry dzień, a następnie okazuje się, że połowa z zakładanych zadań nie została nawet rozpoczęta? Kolejnego dnia sytuacja się powtarza i chcesz to zmienić, ale nie wiesz jak?

W artykule przedstawię Ci siedem obszarów, na które warto zwrócić uwagę, a które prawdopodobnie powodują, że nie realizujesz tego, co zostało zaplanowane. Zauważyłam, że są to najczęstsze błędy popełniane przez osoby, które chcą dobrze zorganizować swój czas i wyeliminować uczucie, że ciągle działają i planują, ale mało się z tego faktycznie dzieje.

Planowanie to nie tylko wykonywanie tego, co sobie założysz, ale również poczucie spełnienia i zapewnienie przestrzeni na inne aktywności, które są dla Ciebie ważne.

Na co warto zwrócić uwagę?

1. Ilość tematów, które wyznaczasz sobie do realizacji w ciągu jednego dnia

Wyznaczenie zbyt dużej ilości rzeczy do realizacji w ciągu jednego dnia powoduje, że nie wykorzystujesz tego czasu produktywnie. Przyjmuje się, że w ciągu dnia powinno się zajmować nie więcej niż trzema większymi tematami. Chodzi mi tutaj o takie zadania, na które potrzebujesz poświęcić 2-3 godziny. Jeśli jest to dużo obszerniejsze zadanie, to wówczas nawet jedno zadanie na cały dzień. 

Dlatego nie umieszczaj zbyt wielu zadań w planie dnia. Jeśli to Twój dzień spotkań, skup się na nich, jeśli masz akurat dzień kreatywny, to wyznacz sobie maksymalnie trzy tematy, którymi się zajmiesz. Gdy w ciągu dnia wpadają Ci mikrozadanka trwające od 2 do 5 minut, które potrzebujesz odhaczyć, umieść je w bloku czasowym na nie przeznaczonym i odhacz je jedno po drugim. O blokach czasowych pisałam w jednym z poprzednich artykułów, więc jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ich temat, zapraszam Cię tutaj.

2. Brak planowania, ile dana czynność zajmie czasu i rozpisanie tego w kalendarzu

Jeśli obecnie planujesz pracę, wpisując wszystko, czym potrzebujesz się zająć, na jedną długą listę, to okazuje się, że doba jest za krótka, by wykonać chociaż połowę z tych rzeczy. Wynika to w dużej mierze z braku umiejętności zarządzania czasem i określenia, ile konkretnie trzeba go poświecić na daną aktywność.

W przypadku, kiedy wykonujesz dane zadanie pierwszy raz, przeznacz chwilę na zastanowienie się, co potrzebujesz zrobić i ile może Ci to zająć. Gdy już to określisz, zablokuj czas w swoim kalendarzu na wykonanie tego zadania. Nie planuj więcej, niż ilość godzin, którą masz przeznaczoną na pracę danego dnia.

Takie podejście pozwoli Ci wykonać konkretną rzecz dobrze, bez poczucia, że na Twojej liście znajduje się jeszcze dziesięć kolejnych zadań, z którymi na pewno nie zdążysz. Unikniesz dzięki temu niepotrzebnego stresu. Zawsze planuj, ile dana aktywność zajmie Ci czasu i oczywiście zaznacz to w swoim kalendarzu.

3. Brak wcześniejszego przygotowania elementów niezbędnych do wykonania pracy

Gdy pracowałam jeszcze w korporacjach i później, gdy zaczęłam budować zespoły w moich firmach, zauważyłam, że część ludzi nie przygotowuje się wcześniej do zaplanowanej pracy. Moim zdaniem to bardzo ważny nawyk, dlatego „zarażałam” nim wszystkie osoby pracujące w moich zespołach.

Wyobraź sobie, że planujesz projekt, np. w trybie tygodniowym. Uczestniczą w nim różni pracownicy: jest m.in. grafik, copywriter oraz osoba zajmująca się kwestiami technicznymi. Każda z tych osób powinna mieć świadomość, że żeby wykonać swoją pracę, potrzebuje wszystkich niezbędnych elementów wsadowych, czyli ich praca jest od siebie zależna. Zadaniem każdej z nich jest najpóźniej jeden dzień przed rozpoczęciem pracy spojrzeć na zaplanowane na kolejny dzień zadania i upewnić się, że ma niezbędne informacje, aby rozpocząć swoją pracę. Jeśli tak nie jest to najczęściej jesteś zmuszony prosić o wsad i nie możesz zacząć pracować. Z tego powodu cały projekt przedłuża się, a Ty realnie tracisz swój czas, reorganizując się, aby wykorzystać go inaczej.   

Jeśli jesteś freelancerem lub nie masz dużego zespołu, to kiedy organizujesz i planujesz czas, np. swój kolejny tydzień, Twoim zadaniem jest sprawdzić, czy masz wszystkie potrzebne informacje, a jeśli nie, to czy potrzebujesz zebrać je od innych osób. To kluczowe, by zgromadzić wszystkie dane niezbędne do wykonania danej pracy z wyprzedzeniem.

Poinformuj, czego potrzebujesz i do kiedy powinno to zostać dostarczone. Daj sobie jeden dzień zapasu, by w razie poślizgu informacja dotarła do Ciebie na czas. Wówczas zaczynając pracę, masz wszystkie elementy składowe, które pozwolą Ci na jej wykonanie.

4. Brak skupienia i rozpraszanie się

W obecnych czasach brak skupienia i rozpraszanie się to bardzo duży problem. Na telefonie czy komputerze masz całą masę przeróżnych aplikacji i każda z nich podczas instalacji automatycznie zaznacza opcję wyświetlania powiadomień.

Jeśli nie jesteś w stanie skupić się, kiedy działasz, to potrzebujesz szybko to zmienić. Dlatego wyłącz notyfikacje na wszystkich urządzeniach, na których pracujesz. Wyskakujące powiadomienia potrafią zabrać kilka godzin Twojego czasu. Żeby lepiej się skupić, możesz słuchać odpowiedniej muzyki, np. klasycznej lub innych dźwięków, które pomagają Twojej głowie skoncentrować się na konkretnych tematach. Wystarczy, że wpiszesz, chociażby w YouTube, focus music + brain waves, a pojawi się cała lista dostępnych utworów.

Skupienie jest kluczem do produktywności i efektywności osobistej.

5. Brak priorytetów

To kolejny aspekt, który obserwuję u osób inwestujących swój czas często nie tam, gdzie powinni. W moich zespołach miałam okazję zaobserwować, że czasami nowi pracownicy mają problem z tym, jak się zorganizować i zaczynają pracować nad pierwszą lepszą rzeczą, którą mają do wykonania, zamiast skupić się na tej, która w danym momencie jest priorytetem.

Dlatego kładę większy nacisk na to, by osoby w moich zespołach zawsze rozumiały, w jaki sposób są podejmowane decyzje, co jest wysokim priorytetem, a co niskim. Nie chodzi tylko o samo zrozumienie, ale również o wytyczne i wskazanie, dlaczego dana rzecz jest istotna i ma wysoki priorytet. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za dane zadanie będzie w stanie odpowiednio zaplanować dzień.

Gdy jesteś swoim szefem i pracujesz dla siebie, zaplanuj sobie priorytety, którymi zajmiesz się w pierwszej kolejności danego dnia i pamiętaj, by uwzględnić je w swoim kalendarzu.

6. Brak umiejętności powiedzenia „nie”

Jeśli zgadzasz się na każdą rzecz, o którą ktoś Cię prosi i nie umiesz powiedzieć „nie”, to skazujesz się na zakończenie dnia z poczuciem frustracji i porażki, bo nie wykonasz rzeczy, które były zaplanowane. Pamiętaj, że żeby zrobić coś dodatkowego, potrzebujesz zrezygnować z wcześniej zaplanowanych aktywności i zmodyfikować plan dnia.

Dlatego asertywność, umiejętność powiedzenia „nie”, albo dopasowanie dodatkowego zadania do Twojego kalendarza dzięki właściwej organizacji czasu jest kluczowa. Na początku może Ci się wydawać, że ktoś będzie na Ciebie zły, kiedy odmówisz. Jeśli jednak podczas odmowy uzasadnisz i wytłumaczysz, dlaczego to robisz i z czego wynika Twoja odmowa, to w rezultacie inne osoby będą dużo bardziej szanowały Twój czas i doceniały go, kiedy będą się do Ciebie zwracały z prośbą o pomoc.

7. Chaos w katalogowaniu informacji

Obecnie mamy bardzo wiele źródeł, z których przychodzą informacje. Jest Internet, telefon i inne kanały komunikacji. Jeżeli nie masz nawyku odpowiedniego katalogowania tych informacji od razu, czy to w przeglądarce, czy na dysku, to zapewne bardzo dużo czasu tracisz na ich poszukiwanie i zastanawianie się, gdzie to było zapisane. Jak mieć więcej czasu?

Wprowadziłam u siebie nawyk, że jeśli wiem, że dana informacja będzie mi, bądź komukolwiek z zespołu, w przyszłości potrzebna, to od razu trafia ona we właściwe miejsce. Jeśli jest to link do strony, to trafia do odpowiedniego katalogu w przeglądarce. Jeśli jest to informacja wymagająca zapisania czy znalezienia jej na dysku, to automatycznie trafia do właściwego pliku lub katalogu na dysku, który ma określoną z góry strukturę. Tym samym, gdy jej potrzebuję, od razu wiem, gdzie szukać i gdzie zajrzeć.

Jeśli nie masz takiego przyzwyczajenia, to prawdopodobnie tracisz trzy razy więcej czasu na znalezienie danej informacji. Dlatego bardzo mocno polecam Ci wdrożyć ten nawyk, choć zdaję sobie sprawę, że może to być pewnym wyzwaniem. Na początku możesz również odczuć, że tracisz na to więcej czasu, jednak ostatecznie zauważysz, że oszczędzasz go bardzo dużo. Dlatego zapisuj od razu informacje lub pliki w odpowiednich miejscach.

Pokazałam Ci dzisiaj siedem często popełnianych błędów, przez które tracisz sporo czasu, a Twoje planowanie i realizacja zadań nie wychodzą tak, jak powinny. Zastanów się, które z nich zauważasz w swoim zachowaniu i co możesz zmienić już dzisiaj, by faktycznie zaoszczędzić sporo czasu, podnieść produktywność i z poczuciem satysfakcji kończyć każdy dzień.

Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób skutecznie planować i wykorzystać pięć metod, które pozwolą Ci odzyskać nawet jeden dzień w tygodniu?

Stworzyłam poradnik, w którym dzielę się wskazówkami, w jaki sposób odzyskać jeden dzień w tygodniu, dzięki wprowadzeniu 5 kluczowych zasad. 

Dzięki materiałowi poznasz m.in.

• Czym jest planowanie w blokach czasowych i dlaczego najwięksi tego świata typu Elon Musk też tak pracują,
• W jaki sposób planuję swój dzień, aby realizować 100% planu,
• Czym różni się praca na kalendarzu digital od listy zadań,
• W jaki sposób nie tracić średnio godziny dziennie na szukanie informacji,
• Jak decydować, co jest priorytetem.

Co zrobiłbyś z dodatkowym czasem? Na co byś go przeznaczył? Z tą myślą zacznij OD RAZU wdrażać praktycznie metody, którymi się z Tobą dzielę. 

Pobierz bezpłatnie e-booka tutaj lub przycisk powyżej.